Lagerstyring for små bedrifter: er dere for små for et system?

«Vi er for små for et lagerstyringssystem» er den vanligste innvendingen vi hører, og noen ganger stemmer den. Denne artikkelen sier ærlig hvor grensen går, hva letingen koster per hode i en liten bedrift, hva et lite firma faktisk trenger av et system, og hva det koster i kroner. Regn gjerne med egne tall underveis.

Hva «liten bedrift» betyr her

Vi mener bedrifter med tre til ti ansatte som deler ett lager: elektrikere, rørleggere, tømrere, ventilasjon, små verksteder og servicebedrifter. Typisk har dere et hovedlager i en garasje eller et lite bygg, to til fem servicebiler, og materialer som ligger der jobben er. Innkjøpet gjøres av daglig leder eller en formann, ofte på kvelden.

Det er nettopp størrelsen som gjør lageret dyrt. En stor bedrift har en lagermedarbeider. En liten bedrift har en eier som er lagersjef etter arbeidstid.

Regnestykket per hode

Leting er den kostnaden som aldri står på en faktura. Regn på den slik, med egen timepris:

• Ti minutter leting per ansatt per dag er rundt 40 timer i året per person.
• Med en timepris på 700 kroner er det 28 000 kroner per ansatt per år.
• Fem ansatte som leter, koster 140 000 kroner i året. Før ett eneste dobbeltkjøp er regnet med.

Så kommer poenget som gjelder små bedrifter spesielt: når én av fem leter, står 20 prosent av bedriften stille. I en bedrift med 50 ansatte er den samme personen 2 prosent. Den lille bedriften taper mest per hode, og har minst slakk til å ta det igjen. Én ekstra tur til grossisten fordi kabelrullen «skulle ligge i bilen», er en halv dag borte for et lag på to.

Dobbeltkjøpene er den andre posten. Ingen fant de fire kabelrullene, så det ble kjøpt fire til. I regnskapet ser det ut som et vanlig innkjøp. På lageret ligger det åtte ruller, og ingen av dem er registrert.

Når Excel holder, og når det slutter

Regnearket er riktig valg lenger enn mange leverandører vil innrømme. Det holder så lenge alle disse tre punktene stemmer:

• Én person handler inn, teller og henter.
• Ett sted. Ingen biler, ingen prosjekter med eget materiell.
• Ingen utlån. Verktøyet står i samme skap hver kveld.

Det slutter å holde den dagen ett av punktene ryker. Med tre montører som henter selv, er uttaksarket tomt etter to uker. Med to biler vet arket ikke hvor halvparten av lageret er. Med verktøy på prosjekt vet ingen hvem som hadde boremaskinen sist. Fra da av beskriver arket hva som ble bestilt, ikke hva som ligger på hylla. Mer om akkurat den overgangen står i Lagerstyring i Excel: når regnearket slutter å fungere.

Det en liten bedrift faktisk trenger

Små bedrifter kjøper ofte feil, i begge retninger: enten et ERP med lagermodul som ingen på laget vil åpne, eller ingenting. Det dere trenger, er mindre enn det første og mer enn det siste:

• Skanning med mobilen ansatte allerede har. iOS eller Android, ingen håndskannere. Uttaket registreres der varen er, på to sekunder, ellers blir det ikke registrert.
• QR-etiketter dere skriver ut selv. Én per hylleplass, én per verktøy. Leverandørens strekkode brukes der den finnes. Vanlig skriver.
• Beholdning per lokasjon, biler og prosjekter inkludert. Hovedlager, hylle, bil 1, bil 2 og hvert prosjekt er lokasjoner. Flytt med ett skann, og se hva som ligger hvor.
• Hvem tok hva, til hvilket prosjekt, når. Hver skanning blir en rad i historikken med bruker og tidspunkt. Det er svaret på både «hvor er den» og «hvem hadde den sist».
• Minimumsbeholdning med varsel. Per artikkel og lokasjon. Faller beholdningen under, får ansvarlig beskjed og et bestillingsforslag, før hylla er tom.
• Import fra Excel. Artikkellisten dere har i dag, én rad per artikkel, importeres. Dere starter ikke på null.

Og det dere ikke trenger: et ERP, en lagermodul med plukkstasjoner og lagerautomater, egne håndskannere, og et innføringsprosjekt med konsulent. Alt på listen over finnes i et lagerstyringssystem laget for små og mellomstore bedrifter, og settes opp av dere selv.

Slik setter dere det opp på en formiddag

Et lager med noen hundre artikler og et lag på fem er som regel i drift på en formiddag. Rekkefølgen som fungerer:

1. Rydd regnearket, og importer det. Én rad per artikkel, én kolonne per opplysning: nummer, navn, enhet, lokasjon, minimum. Ryddingen tar lengre tid enn importen.
2. Velg 20 til 50 artikler først. De det oftest blir tomt for, og verktøyet som oftest blir borte. Ikke hele lageret på dag én.
3. Lag lokasjonene. Hovedlager, hyllene som betyr noe, hver bil, og de prosjektene som pågår. Skriv ut en QR-etikett per lokasjon og heng den opp.
4. Sett minimum på de artiklene som stopper en jobb. Ikke på alt. Fem til ti artikler er nok til at varselet betyr noe.
5. La alle som henter, skanne fra dag én. Montøren som bare skal hente, får en app med noen få knapper. Etter en uke sitter vanen, og tallene stemmer. Slik ser det ut for verktøy: Kom i gang med verktøyutlån.

Hva koster lagerstyring for en liten bedrift?

Lagerdrift prises per plan, ikke per bruker, og planene følger antall ansatte som skal bruke systemet:

Sett opp mot regnestykket over: fem ansatte som leter ti minutter om dagen, koster rundt 140 000 kroner i året. Pro-planen for de samme fem koster 8 900 kroner. Systemet må altså spare hver av dem for under ett minutt leting om dagen for å gå i null. Prisene er uten mva, og 2- og 3-årsavtaler gir rabatt. Alt om planene står på prissiden.

Kort oppsummert

Små bedrifter er ikke for små for lagerstyring. De er for små til å ha noen som leter på heltid. Er dere én person på ett sted, hold dere til regnearket og gjør det ordentlig. Er dere tre til ti som deler ett lager med biler og prosjekter, koster letingen og dobbeltkjøpene mer i måneden enn et system koster i året, og det dere trenger, er en etikett på hylla, mobilen i lomma, og et varsel før det blir tomt.

Regn på ti minutter leting per ansatt per dag med deres egen timepris, og del på antall ansatte. Det er der den lille bedriften taper mest.

Ofte stilte spørsmål

Er vi for små for et lagerstyringssystem?

Er dere én person, på ett sted, uten biler og prosjekter, er regnearket riktig valg. Fra tre til fire personer som tar fra samme lager, og fra den dagen materialer ligger i biler eller på prosjekter, taper den lille bedriften mer per hode på leting og dobbeltkjøp enn et system koster. Regn på det med egen timepris før dere svarer.

Hva bør et lagerstyringsprogram for små bedrifter kunne?

Skanning med mobilen ansatte allerede har, QR-etiketter dere skriver ut selv, beholdning per lokasjon inkludert biler og prosjekter, hvem som tok hva og når, minimumsbeholdning med varsel, og import fra Excel så dere ikke starter på null. Det dere ikke trenger, er et ERP, håndskannere og et konsulentprosjekt.

Hva koster et lagerstyringssystem for en liten bedrift?

Lagerdrift Starter koster 289 euro i året for 1 til 3 brukere, omtrent 3 300 kroner eller 275 kroner i måneden. Pro koster 789 euro i året for 4 til 10 brukere, omtrent 8 900 kroner eller 740 kroner i måneden. Opplæring og support er gratis i alle planer. Prisene er uten mva.

Hvor lang tid tar det å sette opp lagerstyring i en liten bedrift?

De første artiklene og lokasjonene er på plass på fem minutter. Et lager med noen hundre artikler, QR-etiketter på hyllene og et team på fem er som regel i drift på en formiddag. Ryddingen av regnearket før import tar ofte lengre tid enn selve oppsettet.

Må alle ansatte bruke systemet?

Alle som tar fra lageret, må registrere uttaket, ellers stemmer ikke tallene. Det er hele poenget med å skanne der varen er: uttaket tar et par sekunder på mobilen, og ansatte som bare skal hente, kan få en app med noen få knapper og ingenting annet.

Kan vi begynne med bare en del av lageret?

Ja, og det er som regel lurt. Start med de 20 til 50 artiklene det oftest blir tomt for, og verktøyet som oftest blir borte. Når de stemmer, tar dere resten. Prøveperioden på 30 dager er gratis, uten kredittkort og uten automatisk belastning etterpå.