Denne guiden setter opp verktøyutlån fra bunnen av: legg inn verktøyene, gi dem en fast plass, og gi arbeiderne en hjemskjerm med bare de knappene de trenger. Oppsettet gjør admin én gang, etterpå er hele rutinen for arbeiderne skann, trykk, ferdig.

Merk at denne guiden viser oppsett av brukere som kun skal låne, levere tilbake og flytte på verktøy. Alle andre funksjoner er tatt bort for å gjøre det enklest mulig for denne type brukere. Som admin kan du enkelt justere hva hver forskjellig bruker kan gjøre og se. Sjekk andre guider eller send oss en forespørsel om du ikke finner svar på det du trenger. Systemet er akkurat så avansert eller så enkelt dere trenger det.

For brukeren · daglig bruk

Låne verktøy

Mobilappen satt opp enklest mulig med kun én favorittfunksjon, «Verktøy · Lån / retur». Skann, trykk, ferdig. Det er hele rutinen.

Trykk knappen Verktøy · Lån / retur

Hjemskjermen i mobilappen med kun Lån/retur-knappen — Hjemskjermen, satt opp med kun én favorittknapp.

Skann QR-koden eller strekkoden på verktøyet

Skanneren i mobilappen leser koden på en drill — Koden verktøyet allerede har, funker.

Trykk Lån (Hent ut til deg selv), ferdig

Verktøykortet med knappen Lån (Hent ut til deg selv) — Da er verktøyet registrert på deg.

Valgfritt: skriv inn planlagt Retur Dato, da ser alle når du har tenkt å levere verktøyet tilbake.

Verktøykortet med feltet Retur Dato — Feltet **Retur Dato** på verktøykortet.

Returnere verktøy

Samme knapp, samme skann. Trykk Lever tilbake på verktøykortet.

Verktøykortet for et utlånt verktøy med knappen Lever tilbake — Verktøyet er lånt ut, knappen **Lever tilbake** står klar.

Sjekklisten som kan vises ved retur — Har verktøygruppen sjekkliste, bekreftes punktene ved retur.

Punktene i sjekklisten settes opp per verktøygruppe, og kan slås helt av.

Flytt verktøy til en annen lokasjon

Med en QR-kode hengt opp på lokasjonen kan verktøy flyttes dit med ett skann.

Skann verktøyet, og trykk på Hvem har det nå på verktøykortet.
Skjermen Verktøy eier åpnes. Skann lokasjonens QR-kode, eller velg lokasjonen fra listen.

Skjermen Verktøy eier.
Bekreft, og verktøyet står nå på den nye lokasjonen.

QR-koden henger på hylla eller containeren.

Alt nedenfor er engangsoppsett for admin, brukerne ser aldri noe av det. Merk at noe av dette oppsettet kan gjøres på flere måter.

For admin · engangsoppsett

Opprett et nytt verktøy i web-appen

Her viser vi hvordan du legger inn ett og ett verktøy. Mange på én gang er også mulig, det viser vi i en egen guide.

Venstremeny → Verktøy, trykk + (Opprett nytt Verktøy)

Verktøylisten i web-appen med pluss-knappen — Pluss-knappen over verktøylisten.

Fyll ut Hovedfelt. Bare Navn er obligatorisk

Dialogen Opprett nytt Verktøy, fanen Hovedfelt — Fanen **Hovedfelt**.

Legg gjerne til et foto, og trykk Bekreft

Legg til bilde og Bekreft-knappen — Et foto gjør det lett å kjenne igjen riktig verktøy.

Kun «Navn» er obligatorisk. Alt annet kan fylles ut senere. Vi anbefaler likevel å fylle inn Hjem, altså hovedlokasjonen til verktøyet, så alle vet hvor de finner det, og Verktøy gruppe, så du kan filtrere lista senere.

Tips til navngiving av lokasjoner: «A 1.1» for rom A, hylle 1, nivå 1. «Verksted» for en fast plass innendørs. «Bil 3» for servicebilen til en montør. Bruk samme mønster overalt, da finner alle verktøyet med en rask titt i appen.

Artikkelnummer lages automatisk. Lar du «Hjem» stå tomt, havner verktøyet i en lokasjon som heter «?».

Tilleggsinformasjon: feltene forklart

Alt på denne fanen er valgfritt. Fyll ut det dere får bruk for, resten kan stå tomt.

Fanen Tilleggsinformasjon i dialogen Opprett nytt Verktøy — Fanen **Tilleggsinformasjon**.

Produsent nummer — produsentens eget artikkelnummer. Nyttig når dere skal bestille samme verktøy igjen eller finne reservedeler.
Produsent navn — hvem som har laget verktøyet. Gjør det lettere å søke og sortere lista på merke.
Barkode — strekkoden som allerede sitter på verktøyet. Legger du den inn her, slipper dere å printe en ny QR-kode.
Blecode — ID-en til en Bluetooth-brikke (BLE), hvis dere bruker slike på verktøyet. Bruker dere QR-koder, kan feltet stå tomt.
Kjøps pris — hva verktøyet kostet. Da er det lett å regne ut total verdi på alt verktøyet, og dere har dokumentasjon hvis noe blir borte eller ødelagt.
Kjøpsdato — når verktøyet ble kjøpt. Nyttig for garanti, og for å se hvor gammelt utstyret er.
Brukbar til — datoen verktøyet er godkjent til. Passer for eksempel stiger, seler og måleinstrumenter som må kontrolleres jevnlig, eller utstyr med utløpsdato.
Autorisasjonsgruppe — begrenser hvilke brukere som har tilgang til verktøyet, for eksempel utstyr bare sertifiserte montører skal bruke.

De to siste fanene i samme dialog: Notat for fritekst om verktøyet, og Egendefinerte felt hvis dere trenger felt appen ikke har fra før.

Opprett et nytt verktøy i mobilappen

Trykk favorittknappen Verktøy · Opprett nytt, eller fanen Lister → verktøyliste → +

Fyll inn Navn og Hjem

Skjemaet Opprett nytt Verktøy med Navn og Hjem — **Hjem** kan skrives inn, velges fra listen, eller skannes.

Slå på Vis alle felt for å legge inn mer

Bryteren Vis alle felt og feltet Strekkode — Her ligger blant annet **Strekkode**.

Trykk lagre-ikonet øverst til høyre, ferdig.

Tips når dere skal legge inn mange verktøy: opprett alle verktøyene i web-appen først. Gå deretter runden med mobilen, åpne ett og ett verktøy, ta bilde og skann eventuell strekkode.

Ny QR-kode, eller koden verktøyet allerede har?

For at verktøyet skal kunne skannes har du to valg, begge fungerer like godt.

Bruk QR-koden systemet lager

Systemet lager automatisk en QR-kode for hvert verktøy, du trenger ikke gjøre noe ekstra.
Skriv den ut som etikett og fest den på verktøyet.

Bruk koden som allerede sitter på verktøyet

Mens du oppretter (mobil): trykk skanneknappen i Strekkode-feltet og skann koden.
På et verktøy som finnes fra før: åpne det i mobilappen → Detaljer → Legg til strekkode.
I web-appen: lim koden inn i feltet Barkode under Tilleggsinformasjon.

Skanneknappen i Strekkode-feltet i mobilappen — Mobil: skanneknappen i **Strekkode**-feltet.

Feltet Barkode under Tilleggsinformasjon i web-appen — Webapp: feltet **Barkode**.

Lag en etikettmal

Gjøres én gang. Du bestemmer selv størrelsen på etiketten og hvilken informasjon som skal stå på den.

Venstremeny → Firma → Etikettmaler, og trykk + i seksjonen Verktøy.

Siden Etikettmaler.
Velg etikettstørrelse i listen. Forhåndsvisningen til høyre viser hvordan etiketten blir.

Velg størrelse, se forhåndsvisningen.
Gi malen et navn, og trykk Bekreft.

Malen er klar til bruk.

Du kan lage flere maler i ulike størrelser, for eksempel én liten til håndverktøy og én større til kasser og traller. I malen velger du også hvilke felt som skal stå på etiketten, som navn og lokasjon.

Skriv ut QR-etiketter for verktøy

Etikettmalen over må være laget først, det er den du velger når du skriver ut.

Huk av verktøyene i verktøylisten og trykk etikettikonet Opprett etikett.

Huk av verktøyet og trykk etikettikonet.
Velg etikettmalen du lagde, skriv ut, og fest etiketten godt synlig på verktøyet.

Ferdig etikett.

Vanlige A4-etikettark og etikettskrivere fra Brother og Dymo støttes. Trenger du et spesielt format, kan du definere egne mål i malen.

Opprett lokasjon og print QR-kode

Med en QR-kode hengt opp på lokasjonen kan verktøy flyttes dit med ett skann.

Venstre meny → Grunndata → Lagerlokasjoner, trykk +.
Skriv navnet i Lagerlokasjonsnavn og trykk OK.

Dialogen Legg til lagerlokasjon.
Huk av lokasjonen i listen og trykk etikettikonet Print etiketter.

Skriv ut, og heng koden på hylla eller containeren.

Brukere: én admin og enkle utlånsbrukere

Admin setter opp systemet. Alle andre trenger bare å låne, levere tilbake og flytte verktøy. Sett rettighetene riktig på den første brukeren, og bruk deretter Kopier tillatelser og innstillinger på resten. Slik gjør du det: kopier brukerrettigheter til flere brukere samtidig.

Dialogen Legg til bruker med rollevalg — Legg til bruker og velg rolle.

Fanen for rettigheter og adgang — Rettigheter og adgang per bruker.

Velg riktige favoritter ut fra hva brukerne har bruk for

Admin kan ha alle knapper på sin egen hjemskjerm, resten av brukerne ser kun knappene admin har valgt for dem.

Webapp: Brukeradministrasjon → velg bruker → fanen Favoritter, og velg knappene brukeren skal se.

Admin velger brukerens knapper.
Fanen Mobil instillinger: huk av Begrens endring/valg av favoritter, og gjerne Skjul lister.

Da ser arbeideren kun knappene sine.

Anbefalt minimalt oppsett: Verktøy · Lån / retur dekker både uttak og retur. Legg heller til flere knapper senere når behovet melder seg.

Nyttige ekstrafunksjoner

Prosjekt-sporing — opprett prosjekt med datoer, legg til verktøy, hent ut ved prosjektstart, lever tilbake etter slutt.
Utlånshistorikk — hvem hadde hvilket verktøy når og hvor lenge, pluss kolonnen «Dager siden siste utlån».
Retur Dato og varsler — e-postvarsel om forfalte verktøy, egne eller alle.
Feil og mangel — meld fra ved skanning, automatisk booking til eget lagersted, og «reparert» når det er fikset.
Reservasjoner og kalender — reserver verktøy frem i tid, med innstilling som hindrer dobbeltbooking.
Oppgaver på verktøy — service og EU-kontroll med forfallsdato, og utløpsdato for sertifikater.

Nøkler fungerer akkurat som verktøy, samme utlån- og returmekanikk, samme strekkodeflyt.

Admin-oppsett og tips

Tre innstillinger det er verdt å kjenne til, alle gjøres i web-appen.

E-postpåminnelse — du og andre i firmaet får beskjed på e-post om verktøyet ikke er levert tilbake til planlagt tid.
Venstre meny → Firma → Brukeradministrasjon → Åpne → E-postinstillinger
Sjekklisten kan endres per verktøygruppe, og kan slås helt av.
Venstre meny → Grunndata → Verktøy-grupper → Verktøy Sjekkliste for retur
Notatet på verktøyet kan vises fast i mobilappen, nyttig når en beskjed alltid skal være synlig.
Venstre meny → Firma → App innstillinger → fanen Mobil app innstillinger → Verktøy: Vis alltid notat på infosiden

Trenger dere mer? Sjekk de andre guidene våre, eller send oss en forespørsel. Systemet er akkurat så avansert eller så enkelt dere trenger det.