Gratis lagerstyringssystem: hva får du egentlig?

Søker du etter et gratis lagerstyringssystem, er det som regel fordi lageret har begynt å koste tid, men ikke nok til at du vil betale for et system ennå. Det er en fornuftig rekkefølge. Denne artikkelen går gjennom hva du faktisk får gratis, hvor gratis slutter å være gratis, og hva alternativet koster, slik at du kan regne på det med dine egne tall.

Hva finnes av gratis lagerstyringssystem?

Tre ting kalles gratis, og de er forskjellige nok til at det er verdt å skille dem:

• Regnearket. Excel eller Google Sheets, med én rad per artikkel og en kolonne for beholdning. Helt gratis, ingen begrensning på artikler, og alle kan bruke det. Ulempen er at ingenting skjer av seg selv: hver endring må skrives inn av en person, på en PC, etter at varen er tatt.
• Gratisplaner. Noen leverandører tilbyr en plan uten betaling, med tak på for eksempel 100 artikler, én bruker eller én lokasjon, og ofte uten mobilskanning og eksport. Planen er laget for at du skal vokse ut av den, og da ligger dataene dine allerede der.
• Gratis prøveperiode. Fullt system i en begrenset periode. Lagerdrift gir 30 dager med alle funksjoner, uten kredittkort. Det er ikke et gratis system, men det er gratis å finne ut om det er verdt pengene.

Lagerdrift har ingen gratisplan, og denne artikkelen kommer ikke til å late som noe annet. Det som er gratis hos oss, er prøveperioden, supporten og opplæringen, også etter at du har valgt en plan.

Gratis lagerstyring i Excel: hva du faktisk får

For en bedrift med én person som handler inn, teller og henter, er regnearket ofte riktig valg. Da bør det til gjengjeld gjøres ordentlig. Et lagerark som holder, har disse kolonnene:

• Artikkelnummer og navn, ett per rad. Ikke «diverse skruer».
• Enhet (stk, meter, pakke) og beholdning.
• Lokasjon: hylle, skap eller bil. Én artikkel på to steder er to rader.
• Minimum: antallet du bestiller ved. Med betinget formatering blir raden rød når beholdningen faller under.
• Leverandør og sist talt, med dato.

Legg til et eget ark for uttak, med dato, artikkel, antall og hvem som tok det, så har du en historikk. Det er dette arket som avgjør om regnearket fungerer: fylles det ut, stemmer beholdningen. Fylles det ikke ut, viser lagerarket hva som ble bestilt, ikke hva som ligger der. Mer om akkurat den overgangen står i Lagerstyring i Excel: når regnearket slutter å fungere.

Hvor gratis slutter å være gratis

Regnearket koster ingenting i lisens. Det koster i tid, og tiden dukker opp fem steder:

• Flere personer tar fra lageret. Så lenge én person henter og teller, holder arket. Med tre montører, en lærling og en innkjøper er uttaksarket tomt etter to uker, og ingen vet hva som er igjen.
• Lageret er spredt på biler og prosjekter. Halvparten av materialene ligger der jobben er. Et ark som bare kjenner hovedlageret, hjelper ikke når kabelrullen ligger i bil 3.
• Telefonrunden. I det øyeblikket noen må ringe en kollega for å finne ut hvor noe er, koster mangelen på system mer enn systemet.
• Dobbeltkjøp. Ingen fant de fire kabelrullene, så det ble kjøpt fire til. Dette er den dyreste og minst synlige kostnaden ved gratis lagerstyring, fordi den ser ut som et vanlig innkjøp i regnskapet.
• Varetellingen tar en helg. Utskrifter, telling, tasting, feil. Med telling per lokasjon på mobilen gjøres samme jobb på timer.

Regn på det første punktet med egne tall. Ti minutter leting per ansatt per dag er rundt 40 timer i året per person. Med en timepris på 700 kroner er det 28 000 kroner per ansatt per år, før ett eneste dobbeltkjøp er regnet med. Tre ansatte som leter, koster mer i året enn de fleste lagerstyringssystemer koster på tre år.

Gratisplaner: les det som står med liten skrift

En gratisplan er et tilbud om å flytte inn før du betaler. Det kan være riktig, men sjekk fire ting før du legger inn artiklene dine:

• Taket. Hvor mange artikler, brukere og lokasjoner får du? Et lager i en håndverksbedrift passerer 100 artikler den første uken.
• Mobilen. Kan de ansatte skanne med egen telefon, eller er gratisplanen bare en nettside? Uten skanning der varen er, blir det regnearket på nytt, bare dyrere å flytte fra.
• Eksporten. Får du ut dataene dine i Excel eller CSV uten å oppgradere? Hvis ikke, er gratisplanen en innlåsing.
• Prisen etterpå. Hva koster planen over taket, og er det per bruker per måned? Regn ut årsprisen for teamet ditt om to år, ikke for deg alene i dag.

Hva koster et lagerstyringssystem som ikke er gratis?

Prisene i markedet spenner fra regnearket til WMS-prosjekter til flere hundre tusen kroner. Lagerdrift ligger i den enkle enden, med én pris per plan og alt inkludert:

• Starter: 289 € i året for 1 til 3 brukere, omtrent 3 300 kroner, eller 275 kroner i måneden. Med tre brukere er det rundt 90 kroner per bruker i måneden.
• Pro: 789 € i året for 4 til 10 brukere, omtrent 8 900 kroner, med telefonsupport og API. Med ti brukere er det rundt 75 kroner per bruker i måneden.
• Enterprise: fra 11 brukere, etter avtale.

Alle planer har materialer, verktøy og nøkler, mobilapp, QR-skanning, varsler, varetelling, import fra Excel og gratis support på norsk. Målt mot timeprisen over er Starter under fem timer leting i året. Hele listen står på prissiden, og hva et system bør kunne før du velger, står på siden om lagerstyringssystem for små og mellomstore bedrifter.

Slik tester du gratis før du betaler

Prøveperioden er gratis, men den er bare nyttig hvis den testes med ekte varer. Slik får du et svar på 30 dager:

1. Importer regnearket. Rydd arket til én rad per artikkel og én kolonne per opplysning, og importer det. Da starter du ikke på null.
2. Velg 20 til 50 artikler. De det oftest blir tomt for, og verktøyet som oftest blir borte. Ikke hele lageret på dag én.
3. Skriv ut QR-etiketter. På en vanlig skriver. Bruk leverandørens strekkode der den finnes.
4. La to personer skanne i to uker. Hvert uttak og hvert mottak. Beholdningen stemmer fra første skanning, og etter en uke sitter vanen.
5. Bestem på en travel torsdag. Ikke i en demo. Hvis montøren med hansker på faktisk skanner, fungerer systemet. Hvis ikke, har du lært det gratis.

Kort oppsummert

Et gratis lagerstyringssystem er regnearket, og for én person på ett sted er det riktig valg. Gratisplaner er et sted å flytte inn før du betaler, og verdt det bare hvis du kan skanne med mobilen og få dataene ut igjen. Fra den dagen flere personer tar fra lageret, er spørsmålet ikke hva systemet koster, men hva letingen og dobbeltkjøpene koster i dag.

Regn på ti minutter leting per ansatt per dag med deres egen timepris. Tallet er som regel svaret.

Ofte stilte spørsmål

Finnes det et helt gratis lagerstyringssystem?

Ja, i to former. Excel og Google Sheets er gratis og fungerer så lenge én person teller og oppdaterer. Noen leverandører har gratisplaner med tak på antall artikler eller brukere, som slutter å være gratis når lageret vokser. Et fullt system med mobilskanning, flere brukere og historikk er ikke gratis hos noen.

Er Excel godt nok som lagerstyring?

For én person, på ett sted, uten utlån: ja. Regnearket slutter å stemme når flere personer tar fra lageret, når varer ligger i biler og på prosjekter, og når ingen skriver ned uttaket der det skjer. Da beskriver arket hva som ble bestilt, ikke hva som ligger på hylla.

Har Lagerdrift en gratisplan?

Nei. Lagerdrift har 30 dagers gratis prøveperiode med alle funksjoner, uten kredittkort og uten automatisk belastning etterpå. Etter prøveperioden velger du en plan eller lar kontoen avsluttes. Starter koster 289 euro i året for 1 til 3 brukere, omtrent 3 300 kroner.

Hva skjer etter de 30 dagene?

Ingenting automatisk. Velger du en plan, fortsetter du med artiklene, lokasjonene og historikken du allerede har lagt inn. Velger du ingen, avsluttes prøvekontoen uten kostnad. Data kan eksporteres til Excel før det.

Kan jeg ta med meg Excel-listen inn i et system?

Ja. Artikler, verktøy og lokasjoner importeres fra CSV- og Excel-filer, forutsatt at arket er ryddig: én rad per artikkel og én kolonne per opplysning. Ryddejobben tar som regel lengre tid enn selve importen.

Hva koster det billigste lagerstyringssystemet?

Lagerdrift Starter koster 289 euro i året for 1 til 3 brukere, omtrent 3 300 kroner eller 275 kroner i måneden, det vil si rundt 90 kroner per bruker i måneden med tre brukere. Målt mot en timepris på 700 kroner er det under fem timer leting i året. Ti minutter leting per dag koster rundt 40 timer i året per ansatt.